🏥 Vanity ve Benim Vanity’deki Rolüm

Her yıl yaklaşık 100.000 lead alınan, on binlerce ameliyatın başarıyla gerçekleştirildiği bir sağlık kuruluşunda teknoloji, sadece bir destek birimi değil. Doğrudan işin merkezinde.

Vanity’de işler tam olarak böyle. Özellikle dijital pazarlamanın ana kanal olması, karar alma süreçlerinin hızlı ve doğru işlemesini zorunlu kılıyor.

Ben Vanity’e 2022 Aralık ayında Bilgi Teknolojilerinden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı (CTO) olarak katıldım. O günden bu yana birçok projeye imza attık ama bazıları var ki, hem etkisi hem kapsamı açısından çok daha ayrı bir yerde duruyor.

🎯 Bunlardan biri: Agent Yönetim Sistemi.

Satış süreçlerini manuel yönlendirmelerden alıp, gerçek zamanlı karar destek altyapısıyla çalışan uçtan uca bir sisteme nasıl dönüştürdük?

Bu yazıda; başlangıç noktasından bugüne yaşadığımız dönüşümü, kurduğumuz mimariyi, karşılaştığımız sorunları ve elde ettiğimiz kazanımları detaylıca paylaştım.

Aslında bu yazıyı çok daha önce kaleme almam gerekiyordu. Sistem uzun süredir canlıda. Geriye dönüp bakınca bu yazı bir tür geç kalmış özet gibi oldu.

🧩 Nereden Başladık?

Vanity’e katıldığımda, farklı ülkelerden ve dillerden gelen potansiyel müşteri taleplerinin doğru satış temsilcilerine yönlendirilmesi, üzerinde çok konuşulmuş ama hâlâ çözülememiş bir ihtiyaçtı.

Basit bir kapsam dokümanı vardı, o kadar. Çalışan bir sistem yoktu.

Yönlendirmeler Google Sheets üzerinde yürütülüyordu. Her dil için ayrı formlar açılmış, gelen talepler manuel olarak bu formlar üzerinden ilgili temsilcilere dağıtılıyordu. Ve bu süreçler son derece hataya açıktı.

Temsilciler izin kullandığında, biri işten ayrıldığında ya da yeni biri başladığında her şey manuel olarak güncelleniyordu. Haftasonları, bayramlar, vardiya değişiklikleri… Sürekli bir müdahale ihtiyacı vardı.
Üstelik kurallar aslında belliydi, fakat bu kurallar sistematik değil, manuel uygulanıyordu.

💡 Ne Değişti?

Yeni sistemle birlikte;

  • Her bir pipeline’a özel temsilci atamaları yapılabilir hale geldi.
  • Lead dağılım oranları, vardiyalar ve izin durumları tanımlanabiliyor.
  • Ülke, dil, kaynak gibi parametrelere göre dinamik kurallar oluşturulabiliyor.
  • Öncelikler, azami lead sınırları, tekrar eden lead’lerin aynı temsilciye yönlendirilmesi gibi gelişmiş fonksiyonlar sisteme dahil edildi.

Ve tüm bunlar, hiçbir manuel müdahale olmadan çalışıyor.

🚀 MVP ile Başlayan Süreç

İlk aşamada temel yönlendirme algoritması hayata geçti.

Sistem, tanımlı kurallar çerçevesinde gelen talepleri ilgili satış temsilcisine otomatik olarak aktarmaya başladı.

Zamanla bu yapı büyüdü, olgunlaştı. Derinleşti.

📊 Sistem Nasıl Gelişti?

Yeni özelliklerle sistem sadece yönlendirme yapan bir araç olmaktan çıktı. Bugün geldiği noktada, karar almayı kolaylaştıran, yöneticilere sürekli bilgi akışı sağlayan, güçlü bir satış zekâsı platformuna dönüştü.

🎯 Eklenen ana bileşenler:

  • Ülke, temsilci, kanal ve kampanya bazlı detaylı dashboard’lar
  • Google Ads + CRM entegrasyonu sayesinde uçtan uca dönüşüm takibi
  • Sanal Satış Danışmanlarının sisteme entegre edilmesi
  • CRM’deki stage geçişlerinin büyük kısmının sistem tarafından yapılması
  • CRM alanlarında eksiklik tespitine dayalı uyarı ve bildirim mekanizması
  • Ekip liderlerinin kendi ekiplerine özel dashboard ve performans izleme imkanları
  • Yöneticilere her sabah e-posta ile gönderilen günlük özet raporlar

🧠 Süreç Zor Muydu?

Açık konuşmak gerekirse; iyi planlama ve sağlam mimari sayesinde süreç büyük ölçüde sorunsuz ilerledi. Baştan itibaren modüler ve genişletilebilir bir yapı kurulması, sonraki adımların çoğunu kolaylaştırdı.

📈 Ne Kazandık?

✅ Lead yönlendirmelerinde hatalar ciddi oranda azaldı
✅ Manuel işlem ihtiyacı ortadan kalktı
✅ Temsilcilerin operasyonel yükü hafifledi
✅ İnsan hatası kaynaklı problemler minimize edildi
✅ Performans verileri anlık ve detaylı olarak izlenebiliyor
✅ Karar alma süreçleri tamamen veri destekli hale geldi
✅ Tüm bu iyileştirmeler; dönüşüm oranlarına, maliyetlere ve ekip verimliliğine doğrudan etki etti

💬 Başlangıçta Ne Dedik, Bugün Neredeyiz?

Proje başlarken bunu “Agent Yönetim Sistemi” olarak adlandırmıştık.
Ama bugün elimizdeki yapı çok daha fazlasını içeriyor:

➡️ Gelişmiş bir satış yönetim aracı
➡️ Uçtan uca performans ölçüm platformu
➡️ Gerçek zamanlı karar destek altyapısı

Tüm satış sürecinin merkezinde çalışıyor. Ve bu sistem, artık işimizin kalbinde.

🤝 Kimlerle Geliştirdik?

Bu sürecin her aşamasında birlikte çalıştığımız çok değerli ekip arkadaşlarımız oldu.

👨‍💻 Mehmet Macar — Geliştirme sürecindeki teknik katkıları ve sistemin temel taşlarının şekillenmesindeki emeği için özel bir teşekkür hak ediyor.

📈 Emre Ejder — Satış ve pazarlama direktörümüz olarak projenin vizyonuna yön verdi, dashboard’ların şekillenmesinde kilit rol üstlendi.

👥 Aslı Ege Güner ve Gaye Kahraman — Satış ekip liderleri olarak sahadaki ihtiyaçları netleştirmemizi sağladılar, sistemin kullanıcı dostu hale gelmesine katkı sundular.

🧭 Ömür Kürşat Kurt — Kurucu ortaklarımızdan biri olarak en başından bu yana bu sistemin gerekliliğine inandı ve projenin gelişiminde hep yanımızda oldu.

🎯 Hasan Erkin Öztok — Sistemden önce raporlama ve kontrol süreçlerini manuel yürüten bir ekip üyesi olarak, yeni yapının geliştirilmesine doğrudan katkı sağladı.

🎯 Samed Anık — Google Ads kampanyalarının dashboard’a entegre edilmesinde ihtiyaçları netleştirmemize yardımcı oldu, entegrasyon sürecine yön verdi.

Ve adı burada geçmeyen; test süreçlerinden entegrasyona kadar katkı sağlayan tüm arkadaşlarımıza içten teşekkür ederim.

🛠 Ben Bu Süreçte Neredeydim?

Tasarım, yazılım mimarisi, ürün yönetimi, geliştirme süreçleri…
Sistemin tüm boyutlarında aktif şekilde çalıştım.
Ve hâlâ her ay gelişen, yaşayan bu yapının bir parçası olmaktan büyük memnuniyet duyuyorum.

🔮 Bundan Sonrası?

AYS hâlâ yaşayan bir proje.
Yeni hedefimiz: AI ve ML destekli raporlama altyapısı kurarak, sadece verileri değil, aynı zamanda yorumları, önerileri ve tahminleri de içeren bir karar motoru oluşturmak.